시방서는 공사를 어떻게 해야 하는지, 감독은 어떤 부분들을 해야하는지 도면이 아닌 글로 풀어 놓은 공사 설명서이다. 기계공사를 위해서 공사 전 계획, 자재 준비, 공사, 마감, 시험 등 기계공사의 일반적인 내용을 담은 일반시방서 편이 보통 앞에 위치하고, 기자재에 대한 구매 및 설치에 대한 시방서가 뒷부분에 위치한다.

일반시방서에는 공사를 위해 지켜야 하는 기준, 규격, 법규 등이 명시되어 있으며, 일반적인 기자재 설치 및 배관 설치에 대한 내용이 포함되어 있다. 일반시방서의 경우에 실질적으로 작성할 때는 최근에 작성했던 시방서가 가장 검토가 많이 되어 업데이트된 내용이기 때문에 이 시방서를 기준으로 작성하게 되며, 대신 참고한 시방의 공사 내용이 금회 공사와 공사 범위에서 다른 부분이 있는지, 법규, 주요기자재, 배관 종류 등을 고려하여 내용을 검토 및 보완하게 된다. 또한 시운전 기간, 방법, 타분야와의 협업, 시운전시 비용 부담의 주체 등에 대한 내용 등 미비한 부분이 있는지 확인하여 작성하게 된다. 일반시방에서 단순하면서도 중요한 내용이 있는데, 바로 도면, 일반시방과 특별시방의 우선 순위이다. 일반적으로 일반시방보다 도면을 우선순위에 두고, 도면보다 특별시방서를 우선 순위로 설정하게 된다. 또한 한쪽에만 나와있는 내용은 상호보완하는 쪽으로 해석하기도 한다.

특별시방서는 기자재시방을 말하는데, 발주시 해당 시방서를 공고하게 되면 구매사양서로 적용되어, 해당 사양을 만족하는 기자재업체가 입찰에 참가하게 된다. 만약 성능이 확보되지 않는 업체가 낙찰되어, 공사하는 경우에 생기는 문제를 대비하여, 성능 검증에 필요한 검사방법이나 성능보증 수치 등을 제시하게 된다. 일반적인 기자재는 해당 용량을 만족하는 경우에는 크게 문제가 없으나, 예를 들어 탈취기에 대한 시방서라면, 형식과 용량뿐만 아니라, 성능보증을 위한 배출농도, 시험 횟수 등을 제시하게 된다.

특별시방서(기자재시방서)라는 것은 기자재를 제작시에 구성하는 재질, 구조 등에 대한 설명을 포함하므로, 플랜트 설계자가 세상 모든 기자재의 제작에 대한 내용을 다 알수는 없다. 기자재에 대한 제작, 설치에 대한 부분은 기자재 업체가 최고의 전문가이다. 그러므로 기자재시방서를 참고 시방 없이 완전 창조해서 설계자가 작성할 수 있는 부분은 아니며, 해당 기자재의 형식으로 공사시에 성능 확보에 무리가 없는 수준에서 일반화된 시방서를 작성하게 된다. 여기서 ‘일반화된’ 이라는 말은 시방서가 공고문에 여러 업체가 경쟁을 위해 입찰하는데 이용되는 용도라면, 특정업체만 들어올 수 있는, 특정업체만 유리한 시방이 되어서는 안된다는 의미이다. 형식 선정시에 2곳 이상의 업체가 들어올 수 있는 형식으로 판단시에는 2곳 이상의 업체에서 입찰하는데 무리가 없도록 시방서 조건을 작성하고, 성능확보를 위해 필요한 문구들을 추가하는 식으로 작업하게 된다. 여기서 기자재시방서가 기존에 전혀 없던 형식을 새로 작성해야 하는 경우에, 기자재에 대한 시방서를 보유한 2곳 이상의 업체에 시방서를 수신한 후에 업체별로 자사만의 특허나 특징이 반영된 문구부분을 삭제하여 일반화하여 작성하게 된다. 이 때 설계 경험이 많은 담당자의 경우 어느정도 특정업체 문구에 대한 내용을 찾아낼 수 있으나, 이 또한 업체가 아닌 이상 맘 먹고 숨겨놓은 문구를 다 찾는 것은 어려울 수가 있으므로, 이 때는 여러 업체의 시방을 참고하여 일반화된 시방서를 만들고, 이 시방서를 여러업체에 다시 송부하여 입찰에 문제가 없는지 확인해보는 것이 좋다. 재밌는 것은 이때 자신의 업체에 대한 특허나 특정업체만 가능한 문구가 있는 경우에 해당 업체는 말하지 않을 수 있으나, 타업체 입장에서 제작이 불가능하고, 입찰이 불가능한 해당 문구를 귀신같이 찾아낸다. 그러므로 여러 업체에 최종본을 공유하여 투명하게 검토하는 것이 좋다.

또한 기자재시방서에서 패키지 설비의 경우에 특히 공사 범위 내외의 경계를 명확히 기술하여 공사시 분쟁이 없도록 하는 것이 좋다. 배관의 연결부는 어디까지가 공사분인지 명확히 기술하도록 한다. 또한 소모품, 예비품 등의 목록을 누락없이 기입하도록 한다. 그리고 기자재업체와 일반 기계공사업체분과의 업무구분, 타분야인 건축, 토목, 전기분야와의 공사분의 구분이 필요한 경우 기술하도록 한다. 여러 설비의 연동제어가 필요한 경우에 기자재업체에서 제어반을 가져오는 경우가 있는데, 이 경우도 1차측 전기공급과 2차측 공급의 업무 구분을 명확히 기입하도록 한다.

실제 도면 작성시에 층고의 여유가 많지 않고나 바닥의 공간이 충분하지 않은 경우, 옥외 공사에서 특별히 주의할 점 등 설계를 진행하면서 배치시에 염려가 되었던 부분들은 입찰시나, 기자재 제작시에 놓칠 수 있는 부분이 있다면 시방서에 명기하여 제한된 공간에 맞게 기자재를 제작하고, 사전에 설비간 배치계획을 하도록 보완하여 공사시에 혹시 모를 문제가 발생하지 않도록 신경써 주는 것이 좋다.